Contrôle et application
Le besoin de contrôle
Un contrat de gestion doit contenir des dispositions réalistes et efficaces pour le contrôle et l’application de ses termes. Comme bien d’autres dispositions contenues dans le contrat, le contenu des clauses de contrôle et d’application doit trouver le juste milieu entre les divers besoins et intérêts qui s’opposent.
L’intérêt de la société de gestion est de pouvoir gérer et exploiter la société de transport d’autobus sans interférence excessive de la part du monopole public et sans devoir justifier toutes les décisions qu’elle prend ; le monopole public a lui besoin de conserver la capacité d’évaluer de façon régulière si la société de gestion remplit correctement ses obligations dans le cadre du contrat de gestion, et d’intervenir, rapidement, si ces obligations ne sont pas correctement remplies.
La façon dont le monopole public peut intervenir est généralement définie dans chacune des dispositions concernées du contrat de gestion. Les options lui étant disponibles peuvent aller de ne rien faire, s’il considère qu’un événement particulier de sous performance de la part de la société de gestion n’est qu’un événement isolé qui est peu susceptible de se reproduire, jusqu’à la résiliation du contrat si la société de gestion est responsable d’une mauvaise performance répétée et qu’elle refuse ou qu’elle ne peut pas rectifier la situation.
Le bon contrôle du contrat de gestion consistera vraisemblablement en deux ensembles d’activités principales.
- La divulgation de toutes les informations pertinentes de la part de la société de gestion au monopole public.
- Les inspections et audits périodiques de la société de gestion et de la société de transport d’autobus par le monopole public.
Divulgation de toutes les informations pertinentes
Le contrat de gestion doit contenir des dispositions concernant la fourniture d’une série de rapports différents de la part de la société de gestion au monopole public. Ces rapports peuvent inclure des rapports financiers, d’exploitation, techniques, d’acquisition, légaux et marketing, qui sont donnés à titre informationnel ou pour appeler à une décision de la part du monopole public sur un problème particulier.
Des informations financières et d’exploitation correctes sont particulièrement importantes. Les rapports sur ces sujets doivent être complets et soumis à des intervalles assez fréquents.
Informations financières et d’exploitation particulières
Informations financières : contrôle des coûts
Que la société de gestion soit payée à prix forfaitaire, avec ou sans remboursement des coûts, ou qu’elle soit payée sur la base d’un pourcentage du revenu de caisse brut collecté par la société de transport d’autobus, des niveaux exagérés de dépenses de la part de la société de gestion sont toujours potentiellement présent.
Une façon de maîtriser de telles dépenses est de les associer à l’un des types de formule de rémunération de base avec des primes de performance basée sur les profits. Au moins deux autres moyens sont à la disposition du monopole public pour maîtriser ce qui peut être perçu comme des niveaux exagérés de dépenses de la part de la société de gestion : le budget annuel et des méthodes de comptabilité appropriées.
Informations financières : budget annuel
Le contrat de gestion définira des catégories générales d’investissements et autres dépenses autorisées de la part de la société de gestion (et des frais remboursables, si la compensation est basée sur une formule de prix forfaitaire avec remboursement des frais).
Cependant, le budget annuel établit les prévisions détaillées pour ce type de dépenses autorisées. L’implication du monopole public dans la procédure annuelle de budgétisation permettra de contrôler la performance globale et les habitudes de dépenses de la société de gestion avec une meilleure compréhension de ce qui se passe réellement.
Plusieurs problèmes se présentent en ce qui concerne l’implication du monopole public dans la préparation du budget. Le premier concerne son rôle exact dans la procédure de budgétisation : observateur, conseiller ou participant (dans le dernier cas, un autre problème est de savoir quelle partie aura le dernier mot sur la question).
En deuxième lieu, et étroitement associé au problème de la prise de décision finale, il faut savoir si le budget comme approuvé est exécutoire pour la société de gestion. Si la réponse est affirmative, quelles sanctions à l’encontre de la société de gestion sont fournies en cas de déviations importantes du budget, et si la réponse est négative, une notification par écrit ou d’autres formalités sont-elles requises avant que la société de gestion puisse dévier du budget comme autorisé par le monopole public.
Informations financières : méthodes de comptabilité
Le contrôle du budget et les dispositions pour le calcul de la rémunération ont très peu d’utilité si aucune méthode n’est fournie pour interpréter les données soumises par la société de gestion. La définition des éléments, tels que le profit brut, le profit net, le revenu net et les frais de vente, et d’autres facteurs tels que l’évaluation de l’inventaire, l’amortissement et la comptabilité d’engagements par rapport aux mouvements de trésorerie, affectent la rentabilité de la société de transport d’autobus.
Tous ces termes sont basés sur les principes de comptabilité. Ces principes ne sont pas uniformes à travers le monde, et même au sein d’un même pays, il peut exister une variété de principes de comptabilité utilisés. Un monopole public doit évaluer les différents principes de comptabilité à sa disposition et négocier les principes qui lui sont le plus utiles en ce qui concerne sa propre société de transport, sujet, bien entendu, à toute loi applicable en la matière.
Au minimum, tous les livres de comptes et les informations financières devant être soumis par la société de gestion doivent être préparés par une société comptable de bonne réputation. Les informations doivent être préparées suivant des principes comptables internationalement acceptés et appliqués d’une manière cohérente (ou, s’ils ne sont pas appliqués de façon cohérente, accompagnés par les détails des incohérences), le but étant de représenter avec précision, et à tout moment, le statut financier de la société de transport sous gestion.
Informations d’exploitation
La société de gestion doit fournir au monopole public, régulièrement comme visé au contrat de gestion, tout ou partie out des informations d’exploitation concernant la société de transport d’autobus.
Informations d’exploitation : passagers
- Total pour la période
- Passagers par kilomètre pour cette période
- Classé par jour : du lundi au vendredi, samedi et dimanche
- Classé par classe : par ex. adultes, enfants, retraités
Informations d’exploitation : trajets planifiés par ligne
- Exploités : total pour la période
- Classé par jour : Du lundi au vendredi, samedi et dimanche
- Non exploités : total pour la période
- Classé par motif de non-exploitation : manque de personnel, non-pointage du personnel, problème mécanique ou de véhicule, accidents de la route ou embouteillages, autres Classé par jour : Du lundi au vendredi, samedi et dimanche
Informations d’exploitation : revenu pour les services d’autobus sur la ligne
- Revenu total perçu sur la période
- Revenu total de la vente des billets
- Détail supplémentaire par jour : Du lundi au vendredi, samedi et dimanche
Détail supplémentaire par volume et valeur de chaque type de billet vendu, par jour{Autres sources de revenu
Toutes les informations énoncées ci-dessus ne sont pas forcément utiles aux propriétaires du monopole public, mais elles représentent le type d’informations d’exploitation nécessaires et exigées par propriétaires.
Toutes les autres informations supplémentaires raisonnablement nécessaires
En plus des rapports financiers, d’exploitation, techniques, d’acquisition, légaux et marketing particuliers demandés à la société de gestion dans le cadre du contrat de gestion, le monopole public doit s’octroyer une marge de manœuvre via les dispositions appropriées dans le contrat, pour exiger de la société de gestion toutes les informations supplémentaires qu’il peut raisonnablement demander de temps à autre. À la demande de telles informations supplémentaires, le monopole public doit assumer tous les frais légitimes, le cas échéant, associés à leur production.
Inspections et audits par le monopole public
Dans le cadre du contrat de gestion, le monopole public doit aussi se réserver le droit, par le biais de ses employés ou en engageant une tierce partie, de mener à ses frais :
- Des inspections, sous la forme d’un contrôle ou d’un examen planifié ou aléatoire de la qualité des services de transport d’autobus urbains fournis par la société de gestion, y compris le respect des horaires, de la sécurité, des normes de conduites, de la qualité du personnel assigné à l’exploitation des véhicules, de l’attitude du personnel vis-à-vis de la clientèle et du contrôle ou de l’examen planifié ou aléatoire de toutes les activités associées à la collecte de revenus par la société de gestion.
- Des audits, de toutes les informations fournies par la société de gestion dans le cadre du contrat, y compris le droit d’avoir un accès raisonnable à tous les équipements et commodités, les archives et les comptes concernés.
Se reporter également à :
Conception générale du contrat
Allocation des risques et des responsabilités
Rémunération
Résolution de litiges
Durée
