План управления контрактом

План управления контрактом составляется нанимающим органом и утверждается посредством подписания контракта. Его основными элементами являются:

• Согласованный партнерский подход к управлению контрактами.
• Обеспечение управления предоставлением услуг.
• Управление соглашением о ГЧП.
• Основные проблемы и задачи управления контрактами ГЧП.
• Непосредственно план управления контрактом.
• Роли и обязанности нанимающего агентства и концессионера.

Важно, чтобы нанимающий орган составил документ, который бы определял обязанности и ответственность поставщика услуг (концессионера), а также самого нанимающего органа. В случае необходимости договоренности должны быть связаны временными рамками.

Основой этих договоренностей должны быть положения договора, охватывающие оказание услуг и платежи. Основные договоренности в рамках плана управления контрактом включают:

• Четко определенные результаты, уровни эффективности и объективные требования к информации.
• Санкции в случае дефолта.
• Роли и обязанности по мониторингу и информационному обеспечению.
• Дату начала и другие ключевые даты.
• Соглашение о распределении затрат по всем мероприятиям в области управления контрактом.
• Отчетность о результатах договоренностей.
• Даты и запуск услуг в конкретных секторах.
• Механизмы оплаты.
• Механизмы тестов и испытаний в соответствующих случаях.
• Механизмы управления изменениями, например, изменениями в законодательстве, конкурсных торгах, контрольной деятельности и пр.
• Механизмы решения проблем и разрешения споров.
• Непредвиденные обстоятельства в случае невыполнения обязательств.
• Права нанимающего органа.
• Все иное, что может потребоваться для управления конкретными проектами с участием сторон.
• Резервные планы на случай чрезвычайных ситуаций.
• Структура для независимого аудита.
• Консультации с общественностью на предмет их потребностей.

Общая цель должна заключаться в разработке рамочной структуры, в которой нанимающий орган и концессионер могут работать совместно в рамках партнерских отношений. План управления контрактом не должна быть слишком сложным – для максимизации его эффективности и во избежание дорогостоящих и труднореализуемых мероприятий.

В целом, выделяется 3 этапа развития системы управления контрактами:

• Этап контрактной деятельности: Правила устанавливаются на весь период контракта.
• Этап разработки или строительства: от заключения контракта до начала получения доходов на основании эффективности. (Может быть разделен на две фазы, т.е., от присуждения контракта до начала строительства во время строительства).
• Этап предоставления услуг: предоставление услуг по контракту и их использование.

Задачи по управлению контрактом во время закупочно-контрактной деятельности

Этап закупочно-контрактной деятельности требует закладки фундамента для будущего сотрудничества, хотя для этого и отводится период переговоров. Тем не менее, хорошие отношения не должны строиться за счет прав и ожиданий государства в соответствии с договором. В идеале, назначенный менеджер контракта должен быть участником переговоров.

Контракт должен предоставлять возможность мониторинга эффективности, на основании которой будут производиться выплаты. Требования к мониторингу должны основываться на целях и четких количественных данных. Последствия плохой работы должны быть конкретно прописаны. Хорошая практика предполагает ясность требований к управлению контрактами уже на этапе торгов; участникам рекомендуется предлагать процедуры управления контрактами, которые бы были эффективными и минимизировали бы ресурсные и временные затраты обеих сторон.

Этап строительства

На данном этапе, как правило, рассматриваются следующие вопросы:

• Проектирование нового объекта или уточнение предоставляемых услуг;
• Интеграция новых объектов в уже существующие;
• Проведение постоянного мониторинга, включая доступ на площадку и право поднимать вопросы, связанные с невыполнением и несоблюдением положений контракта;
• Задержки или изменения в программе строительства;
• Изменения, если таковые запрашиваются нанимающим органом;
• Определение готовности к эксплуатации;
• Любые строительные дефекты;
• Вопросы недвижимости и планирования;
• Кадровые вопросы;
• Риски, которые несет нанимающий орган.

Этап предоставления услуг

Обычно возникающие вопросы включают:

• Определение, внедрение и работа системы мониторинга нанимающего органа;
• Вопросы «адаптационного периода»;
• Мониторинг услуг по контракту;
• Возвращение контракта обратно государству или проведение повторных торгов.