Il peut être exprimé en pourcentage de la flotte en possession propre ou sous licence disponible sur une période de temps donnée. Les deux définitions sont généralement différentes car les véhicules en possession propre ne sont pas forcément des véhicules sous licence. Parfois les véhicules sont considérés en « possession propre » s’ils restent dans les livres de la société alors qu’ils ne sont plus sous licence depuis longtemps et qu’ils ont été cannibalisés jusqu’au point où il n’en reste rien. Il est donc généralement plus utile d’asseoir cette proportion sur le nombre de bus sous licence plutôt qu’en possession propre.

Une autre manière moins courante d’exprimer la disponibilité est d’utiliser la moyenne annuelle de jours disponibles.

Étant donné que les durées d’entretien ou de réparation des véhicules peuvent varier, le nombre de véhicules disponibles a tendance à varier tout au long de la journée. Les moments les plus pertinents pour calculer la disponibilité des véhicules sont l’heure de pointe en besoin de véhicules, et il convient de noter le nombre de véhicules disponibles à cette heure chaque jour, et de calculer la moyenne sur une période donnée, comme une semaine ou un mois.

La disponibilité correspond rarement à 100 % sauf peut-être pendant de courtes périodes, car tous les véhicules nécessitent des périodes hors service destinées à l’entretien de routine et il existe toujours un élément d’entretien et de réparation d’accident non planifié.

Certains opérateurs considèrent qu’un véhicule est disponible lorsqu’il est en cours d’un entretien de routine planifié, mais ce n’est pas juste car il ne peut répondre au besoin de services d’activité commerciale à ces moments-là. Si la disponibilité est calculée sur une base journalière, on peut atteindre certains jours 100 % : par exemple, lorsqu’aucun entretien de routine n’est effectué et qu’il n’y a pas de véhicules hors service pour réparations ou dégâts d’accidents non planifiés, les week-ends ou les jours fériés.

Certains opérateurs peuvent atteindre 100 % de disponibilité pendant les heures de pointe si l’entretien de routine est coordonné avec les besoins opérationnels pour mener les opérations d’entretien pendant les périodes creuses, bien qu’il soit improbable qu’ils y parviennent régulièrement.

Grâce à un entretien préventif efficace, une disponibilité de 90 % de la flotte sous licence peut être obtenue. 85 % est un résultat raisonnablement bon dans la plupart des circonstances bien que 75 % ou moins soit un résultat plus typique pour les pays en voie de développement. Toutefois, dans bien des pays, particulièrement en Afrique, des résultats de disponibilité extrêmement bas sont enregistrés, avec un grand nombre de véhicules ne pouvant être entretenus pour diverses raisons, mais principalement par manque de pièces de rechange : des résultats de disponibilité de 10 % ou moins ne sont pas inconnus.